Comment activer la fonction 'Aidez-moi à écrire' dans Gmail

L'employé moyen rédige environ 112 e-mails par semaine, passant plus de 5,5 minutes par e-mail. Cela représente près de 11 heures par semaine passées uniquement à rédiger des e-mails. 

Pour les professionnels occupés comme les PDG, les cadres de vente et les managers, ce drain de temps affecte la productivité, ajoutant le défi de maintenir le bon ton et la clarté dans les e-mails.

La fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" de Gmail est conçue pour rendre la rédaction d'e-mails plus rapide et plus efficace. Alimentée par l'IA, elle vous aide à générer des brouillons contextuellement pertinents en quelques secondes, vous permettant de vous concentrer sur le message plutôt que sur la formulation.

Par exemple, si vous rédigez un e-mail à un collègue pour faire un suivi d'une réunion, vous pouvez utiliser "Aidez-moi à écrire" pour générer rapidement un brouillon poli et professionnel. Au lieu de passer du temps à trouver la bonne formulation, l'outil s'en occupe pour vous, vous permettant de vous concentrer sur le contenu lui-même. 

Dans ce blog, nous vous guiderons à travers le processus d'activation de "Aidez-moi à écrire” dans Gmail, en explorant ses fonctionnalités clés, y compris la génération de brouillons à partir de simples demandes, l'affinement du ton et la personnalisation des réponses. 

TL;DR 

• "Aidez-moi à écrire" dans Gmail aide les utilisateurs à rédiger, affiner et personnaliser les e-mails rapidement, alimenté par Gemini AI.

• Les principaux avantages incluent un gain de temps, des réponses contextuellement pertinentes et une intégration fluide dans Gmail, sans besoin d'applications supplémentaires.

• Pour activer "Aidez-moi à écrire" dans Gmail, il vous suffit de cliquer sur le bouton, d'entrer votre demande et de personnaliser le brouillon en affinant le ton, en le raccourcissant ou en l'élargissant.

• Pour les entreprises ayant besoin de plus que de la simple rédaction d'e-mails, NewMail AI offre une solution plus complète avec gestion des tâches, intégration de calendrier et organisation améliorée des e-mails.

Qu'est-ce que la fonctionnalité 'Aidez-moi à écrire' ?

La fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" dans Gmail est un outil alimenté par l'IA qui aide les utilisateurs à rédiger et affiner le contenu des e-mails. Cette fonctionnalité utilise l'IA Gemini de Google pour générer, améliorer ou personnaliser des brouillons d'e-mails en fonction des demandes des utilisateurs. 

Lancée en mai 2023, l'assistant d'écriture alimenté par l'IA a été conçu pour améliorer l'efficacité d'écriture en fournissant des suggestions de texte contextuellement pertinentes basées sur les demandes des utilisateurs et le contenu des pages web.

Les utilisateurs peuvent demander à l'IA de créer du contenu d'e-mail ou d'améliorer des brouillons existants avec diverses options de personnalisation comme affiner, raccourcir, formaliser, etc. 

Cette fonctionnalité s'adapte à vos besoins, que vous rédigiez des messages informels ou des communications d'affaires formelles. C'est une ressource inestimable pour quiconque cherchant à rationaliser sa gestion des e-mails.

Note : Depuis mars 2025, la fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" est disponible dans d'autres langues comme l'italien, le français et l'allemand, la rendant plus accessible pour les entreprises mondiales et les personnes ne parlant pas anglais afin de rédiger et affiner des e-mails dans d'autres langues.

Ensuite, passons à la façon dont vous pouvez activer cette fonctionnalité dans Gmail.

Comment activer Aidez-moi à écrire dans Gmail et rédiger des e-mails efficacement

Utiliser Gemini pour créer un nouveau brouillon dans Gmail est simple, et cela peut vous faire gagner du temps lorsque vous devez composer un e-mail rapidement. Voici comment procéder :

1. Sur un ordinateur

1. Ouvrez Gmail sur votre ordinateur.

2. Sur le côté gauche de l'écran, cliquez sur le bouton Composer pour commencer un nouvel e-mail. Vous pouvez également répondre directement à un fil de discussion par e-mail.

3. En bas à gauche de la fenêtre de composition, vous verrez le bouton Aidez-moi à écrire. Cliquez dessus pour commencer.

4. Ensuite, entrez une demande décrivant l'e-mail que vous aimeriez écrire. Par exemple :

   • “Une demande de conseils à un mentor sur l'évolution de carrière”

   • “Une invitation à un rendez-vous informel avec des collègues”

   • “Demander à mon ami des recommandations de restaurants à Toronto”

5. Une fois que vous avez tapé votre demande, cliquez sur Créer, et Gemini générera un brouillon pour vous.

Après avoir généré le brouillon, vous aurez quelques options pour le peaufiner davantage :

• Recréer : Si vous n'êtes pas satisfait du premier brouillon, cliquez sur "Recréer" pour générer une nouvelle version basée sur votre demande originale. Gardez à l'esprit qu'une fois que vous créez une nouvelle version, vous ne pouvez pas revenir à la précédente.

• Affiner : Si le brouillon semble bon mais nécessite quelques révisions mineures, cliquez sur Affiner pour ajuster la formulation et le flux.

• Formaliser : Si vous souhaitez que l'e-mail sonne plus professionnel, cliquez sur Formaliser pour ajuster le ton et le rendre plus poli.

• Élargir : Pour ajouter plus de détails à votre message, cliquez sur Élargir pour développer le contenu.

• Raccourcir : Besoin de rendre votre e-mail plus concis ? Cliquez sur Raccourcir pour réduire la longueur du brouillon.

Une fois que vous êtes satisfait du brouillon, cliquez sur Insérer pour l'ajouter directement à votre e-mail.

Après que le brouillon soit inséré dans votre e-mail, vous pouvez continuer à le peaufiner. Vous pouvez polir le message, recréer avec une nouvelle approche, ou élargir ou raccourcir. La flexibilité est à vous pour faire ces derniers ajustements.

De cette manière, avec juste quelques clics, vous pouvez créer un brouillon d'e-mail poli, vous faisant gagner du temps et de l'effort.

2. Sur Android

Rédaction d'un nouveau brouillon :

1. Ouvrez l'application Gmail sur votre téléphone ou tablette Android.

2. Appuyez sur Composer dans le coin inférieur droit de l'écran. Vous pouvez également répondre à un fil de discussion par e-mail existant.

3. En haut à droite de la fenêtre de composition, appuyez sur Aidez-moi à écrire.

4. Entrez votre demande. 

5. Appuyez sur Créer pour générer votre brouillon.

   • Si vous souhaitez générer une nouvelle version, appuyez sur Recréer.

6. Éditez le texte généré en appuyant dessus et en apportant les modifications nécessaires.

7. Une fois que vous êtes satisfait du brouillon, appuyez sur Insérer pour l'ajouter à votre e-mail.

Affinement d'un brouillon :

1. Ouvrez l'application Gmail et appuyez sur Composer ou répondez à un e-mail existant, ou ouvrez un brouillon.

2. Rédigez un brouillon initial ou ouvrez un brouillon existant.

3. Appuyez sur Aidez-moi à écrire en haut à droite de la fenêtre de composition.

4. Choisissez l'une des options suivantes :

   • Polir

   • Formaliser

   • Élargir

   • Raccourcir

5. Si vous souhaitez générer un autre brouillon, appuyez sur Recréer. 

6. Éditez le brouillon en appuyant sur le texte généré et en apportant les modifications souhaitées.

7. Pour accepter les modifications et utiliser le nouveau brouillon, appuyez sur Remplacer.

3. Sur iPhone et iPad

Rédaction d'un nouveau brouillon :

1. Ouvrez l'application Gmail sur votre iPhone ou iPad.

2. Appuyez sur Composer dans le coin inférieur droit. Vous pouvez également répondre à un fil de discussion par e-mail existant.

3. En haut à droite de la fenêtre de composition, appuyez sur Aidez-moi à écrire.

4. Entrez votre demande.

5. Appuyez sur Créer pour générer votre brouillon.

   • Si vous souhaitez générer un autre brouillon, appuyez sur Recréer. 

6. Éditez le texte généré en appuyant dessus et en apportant les modifications nécessaires.

7. Une fois que vous êtes satisfait du brouillon, appuyez sur Insérer pour l'ajouter à votre e-mail.

Affinement d'un brouillon :

1. Ouvrez l'application Gmail et appuyez sur Composer ou répondez à un e-mail existant, ou ouvrez un brouillon.

2. Rédigez un brouillon initial ou ouvrez un brouillon existant.

3. Appuyez sur Aidez-moi à écrire en haut à droite de la fenêtre de composition.

4. Choisissez parmi ces options pour affiner votre brouillon :

   • Polir

   • Formaliser

   • Élargir

   • Raccourcir

5. Si vous souhaitez générer un nouveau brouillon, appuyez sur Recréer. 

6. Éditez le brouillon en appuyant sur le texte généré et en apportant les modifications souhaitées.

7. Pour accepter le brouillon affiné, appuyez sur Remplacer.

Lire aussi : Rédigez des e-mails plus rapidement : 15+ Tactiques éprouvées pour améliorer la productivité

Principaux avantages de la fonctionnalité 'Aidez-moi à écrire'

La fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" de Google dans Gmail, alimentée par Gemini AI, simplifie la composition d'e-mails pour les professionnels occupés.

Voici comment cela profite aux PDG, managers, cadres de vente, professionnels du marketing et à quiconque souhaitant l'utiliser :

• Réponses contextuellement pertinentes : Les cadres de vente peuvent répondre aux demandes des clients plus efficacement, car l'outil analyse les messages précédents dans les fils d'e-mails, générant des réponses pertinentes et maintenant le flux de la conversation.

Par exemple, répondre à la demande d'un client concernant une proposition avec des détails contextuellement pertinents et personnalisés.

• Gain de temps : Les managers et les PDG passent souvent beaucoup de temps à rédiger des e-mails et des rapports. En automatisant une grande partie du processus d'écriture, "Aidez-moi à écrire" libère du temps, permettant de se concentrer sur des tâches prioritaires. 

Un manager peut rédiger rapidement une réponse à une demande de mise à jour sur un projet sans repartir de zéro.

• Intégration fluide : Les professionnels du marketing peuvent rationaliser leur flux de travail avec "Aidez-moi à écrire", qui est intégré directement dans Gmail, supprimant le besoin d'applications tierces et garantissant une expérience d'écriture fluide et efficace.

• Clarté améliorée : Les cadres et les managers peuvent s'assurer que leurs communications, qu'il s'agisse de propositions formelles ou de brèves mises à jour, sont claires et professionnelles, car la fonctionnalité recommande un langage concis et facile à comprendre. 

 Par exemple, un PDG pourrait l'utiliser pour simplifier un mémo stratégique complexe, le rendant plus concis et plus facile à comprendre.

• Portée d'audience élargie : Les équipes de vente et les cadres peuvent affiner le ton de leur e-mail en fonction du destinataire. "Aidez-moi à écrire" ajuste ses suggestions, aidant les utilisateurs à rédiger le bon ton, comme décontracté pour des clients fréquents ou formel pour de nouveaux prospects.

 Lire aussi : Devez-vous utiliser l'IA pour rédiger des e-mails professionnels ? 

Vous cherchez à améliorer votre productivité par e-mail ? 

Bien que Aidez-moi à écrire facilite la rédaction, NewMail AI vous aide à rester organisé en gérant votre boîte de réception, vos tâches et votre calendrier au même endroit.

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Maintenant que vous comprenez ce qu'est la fonctionnalité Aidez-moi à écrire, examinons qui peut bénéficier de cette fonctionnalité. 

Qui peut utiliser la fonctionnalité 'Aidez-moi à écrire' dans Gmail ?

La fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" de Google dans Gmail est conçue pour aider les professionnels dans divers rôles en rationalisant la rédaction d'e-mails. 

Voici comment différents professionnels peuvent en bénéficier :

• Professionnels de la vente : Les équipes de vente s'engagent souvent dans un volume élevé de communications par e-mail, nécessitant des réponses rapides et une approche personnalisée.

• Équipes marketing : Les professionnels du marketing peuvent utiliser cette fonctionnalité pour rédiger efficacement des e-mails de campagne, des bulletins d'information et du contenu promotionnel. 

• Agents de support client : Les équipes de support client peuvent bénéficier de "Aidez-moi à écrire" en rédigeant des réponses aux demandes courantes, garantissant une communication rapide et cohérente avec les clients.

• Ressources humaines : Les professionnels RH peuvent utiliser la fonctionnalité pour rédiger des e-mails standardisés pour le recrutement, l'intégration et les communications internes, rationalisant leur flux de travail.

  
  

• Cadres et Managers : Pour les cadres et les managers, "Aidez-moi à écrire" peut aider à rédiger des communications formelles, des rapports et des mémo internes, permettant de gagner du temps et d'assurer la clarté des messages.

Une fois que vous êtes familiarisé avec la façon d'activer 'Aidez-moi à écrire' dans Gmail, vous pourriez rencontrer quelques problèmes courants. Voici ce qu'il faut faire si vous ne pouvez pas accéder à la fonctionnalité.

Que faire si vous avez des problèmes d'accès à la fonctionnalité ‘Aidez-moi à écrire’

Si vous rencontrez des problèmes pour utiliser la fonctionnalité "Aidez-moi à écrire" dans Gmail, voici quelques étapes à suivre :

• Impossible de sélectionner le bouton ? Essayez à nouveau plus tard. Parfois, la fonctionnalité peut ne pas être disponible temporairement, mais elle devrait fonctionner après un court instant.

• Problèmes avec les demandes ou la génération de brouillons ? Rechargez votre navigateur si vous êtes sur un ordinateur ou fermez et rouvrez l'application Gmail sur votre téléphone (Android ou iOS).

• Ne fonctionne pas dans l'application Gmail ? Assurez-vous que la langue de votre appareil est réglée sur l'anglais américain. Vous pouvez changer vos paramètres de langue dans les préférences de votre appareil.

Ces étapes devraient aider à résoudre les problèmes les plus courants, vous permettant de revenir à la composition de vos e-mails. 

Ensuite, explorons les limitations de cette fonctionnalité pour vous aider à gérer vos attentes.

Limitations de la fonctionnalité "Aidez-moi à écrire"

Bien que le "Aidez-moi à écrire" de Google soit un outil utile, il est important d'être conscient de ses limitations, en particulier dans les rôles de vente, de marketing et exécutifs à rythme rapide. Voici quelques éléments à garder à l'esprit :

• Pas un substitut au jugement humain : En tant que responsable des ventes, vous pouvez compter sur Aidez-moi à écrire pour rédiger rapidement des e-mails de suivi pour des prospects, mais l'outil ne peut pas saisir pleinement les nuances de l'interaction humaine. 

Par exemple, bien qu'il puisse générer un brouillon de base, il ne pourra pas saisir les subtilités d'un message personnalisé adapté aux besoins spécifiques d'un client.

• Ton incohérent : Pour un responsable marketing, maintenir une voix de marque cohérente est crucial. Cependant, les brouillons générés par l'IA peuvent parfois sembler trop formels ou trop décontractés pour votre audience. 

Par exemple, un e-mail destiné à un cadre de haut niveau peut paraître trop informel, ou un message interne décontracté peut sembler trop rigide.

• Amplification des biais : En tant que PDG, vous souhaitez que vos communications soient neutres et inclusives. Puisque les modèles d'IA sont formés sur de grands ensembles de données, il existe un risque de biais involontaire dans le contenu. 

Cela pourrait entraîner des brouillons qui, par exemple, reflètent des stéréotypes de genre ou culturels, ou contiennent un langage qui ne correspond pas aux valeurs de votre entreprise.

Ces limitations sont importantes à considérer, mais avec une supervision humaine, Aidez-moi à écrire peut toujours accélérer la rédaction d'e-mails pour des exécutifs et des équipes occupés.

Bien que Google Aidez-moi à écrire soit utile, ses limitations peuvent être frustrantes. Si vous avez besoin d'une solution plus fiable et complète, NewMail AI est un meilleur choix. Il va au-delà de la simple rédaction d'e-mails, offrant la gestion des tâches et l'intégration de calendrier pour vous aider à rester organisé et productif avec moins d'effort. 

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Lire aussi : Comment utiliser l'IA pour automatiser les tâches quotidiennes 

Est-ce que Aidez-moi à écrire est la bonne option pour votre entreprise ? Passons en revue quelques questions clés pour vous aider à décider.

Google Aidez-moi à écrire est-il fait pour votre entreprise ? Questions clés à se poser

Adopter une nouvelle technologie soulève souvent des questions, et les assistants d'écriture IA ne font pas exception. Bien que Google Aidez-moi à écrire offre des avantages convaincants, déterminer s'il est adapté à votre entreprise nécessite une réflexion approfondie au-delà de ses capacités.

Voici quelques questions clés à poser à vous-même et à votre équipe :

1. Quels sont nos points de douleur en matière de communication actuels ?

En tant que leader d'entreprise, vous savez combien la rédaction répétitive d'e-mails peut être chronophage.

• Votre équipe de vente ou votre personnel de direction passe-t-il trop de temps à rédiger des réponses ou des propositions ? 

• La cohérence dans la communication externe est-elle un défi ?

• Des membres de l'équipe rencontrent-ils le syndrome de la page blanche ou doivent-ils rapidement formaliser des idées ?

Identifier des points de douleur spécifiques permet de clarifier si Aidez-moi à écrire offre une solution tangible.

2. Quel est notre niveau d'adoption de Google Workspace existant ?

   • Vos équipes sont-elles déjà fortement investies dans Gmail, Docs, Sheets et Slides ?

   • Plus votre flux de travail actuel est intégré avec Google Workspace, plus Aidez-moi à écrire sera fluide. 

Si vos équipes sont déjà familières avec les outils Google, incorporer Aidez-moi à écrire rationalisera encore leurs flux de travail, rendant la rédaction d'e-mails et la création de documents plus rapides et plus efficaces.

3. Quelle est la sensibilité des données que nous traitons ?

En tant que décideur, vous êtes probablement amené à gérer des données sensibles (telles que des informations client ou des données financières). Par conséquent, il est essentiel de s'assurer que le contenu généré par l'IA respecte les réglementations de sécurité (comme le RGPD ou la HIPAA). 

• Traitez-vous régulièrement des informations hautement confidentielles ou réglementées (ex. : HIPAA, RGPD, données financières) ?

• Y a-t-il des politiques internes qui restreignent l'utilisation de l'IA avec certains types de données ?

Les politiques de confidentialité de Google garantissent que les données ne sont pas utilisées pour l'entraînement public des modèles, mais il est crucial de les évaluer en fonction de vos besoins spécifiques.

4. Sommes-nous préparés à la supervision humaine et à la vérification des faits ?

En tant que manager, garantir l'exactitude et le ton de vos communications est essentiel. 

• Vos flux de travail incluent-ils des étapes de révision obligatoires pour toutes les communications importantes ?

• Chaque pièce de contenu généré par l'IA nécessite une vérification humaine pour en assurer l'exactitude, le ton et la véracité. Votre équipe est-elle formée et prête à effectuer cette étape critique ?

5. Comment formerons-nous notre équipe à l'utilisation responsable de l'IA ?

Alors que vous adoptez des outils d'IA, il est essentiel d'éduquer votre équipe sur leurs implications éthiques et la manière de les utiliser de manière responsable. 

• Au-delà de “comment faire”, comment allez-vous éduquer les employés sur les implications éthiques, les biais potentiels et l'utilisation responsable des outils d'IA ?

• Établir des directives internes claires est vital pour prévenir l'utilisation abusive ou les conséquences non souhaitées.

Pour les décideurs comme les PDG, les cadres de vente et les professionnels de la direction, il est important d'évaluer si l'outil peut rationaliser la communication et s'aligner sur les objectifs de votre entreprise. 

En répondant à ces questions, votre entreprise peut décider si Google Aidez-moi à écrire répond à vos besoins, exigences de sécurité, et à votre stratégie en matière d'IA.

Si vous hésitez encore, vous pourriez envisager d'aller un peu plus loin. Voici pourquoi NewMail AI pourrait être une meilleure option pour votre entreprise.

Aller plus loin : pourquoi envisager NewMail AI ?

Bien que Google Aidez-moi à écrire soit utile pour générer des brouillons d'e-mails, NewMail AI améliore l'ensemble de votre flux de travail de productivité, de la rédaction d'e-mails à la gestion des tâches et à l'intégration de calendrier. 

Voici un tableau comparatif des principales offres de Google Aidez-moi à écrire et NewMail AI pour vous aider à décider quelle solution correspond le mieux à vos besoins.

Pour les entreprises cherchant à rationaliser la gestion des e-mails et à augmenter la productivité, NewMail AI offre une solution plus complète qui va au-delà de la rédaction d'e-mails. 

Conclusion

Activer "Aidez-moi à écrire" dans Gmail offre un excellent coup de pouce à votre productivité par e-mail, rendant le processus de rédaction et d'affinement des messages beaucoup plus rapide et efficace. 

Il simplifie le processus d'écriture et garantit que vos e-mails sont professionnels et bien rédigés, que vous répondiez à des demandes rapides ou que vous composiez des messages plus formels. 

Cependant, si vos besoins dépassent la simple rédaction d'e-mails, comme la gestion des tâches ou la synchronisation du calendrier, Aidez-moi à écrire pourrait ne pas entièrement répondre à ces exigences. 

NewMail AI vous aide à rester organisé, à gérer vos tâches et à garder le contrôle de votre boîte de réception, tout en s'intégrant parfaitement à vos outils existants. 

Commencez gratuitement aujourd'hui pour découvrir comment NewMail AI peut améliorer votre gestion des e-mails et de la productivité, rendant votre journée de travail plus efficace et organisée en quelques clics.