Comment prioriser les e-mails dans Gmail

Le travailleur américain moyen passe environ 5,94 heures par semaine à lire des e-mails. Éliminer le désordre et se concentrer uniquement sur les e-mails urgents peut signifier de grandes économies de temps et réduire la frustration. 

Si vous êtes un propriétaire d'entreprise, un manager ou un leader, apprendre à prioriser les e-mails est crucial pour rester au courant des tâches critiques. 

Explorons pourquoi il est important de prioriser les e-mails dans Gmail, quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti des outils de priorisation de Gmail, et comment les assistants d'e-mails basés sur l'IA peuvent rendre cela encore plus facile.

Avantages de la Priorisation des E-mails dans Gmail

Dans le monde des affaires, la priorisation est essentielle. Voici pourquoi prioriser les e-mails dans Gmail est une décision judicieuse :

1. Rester Organisé au Milieu du Chaos
   En tant que professionnel, vous recevez probablement des centaines d'e-mails chaque jour. Marquer les e-mails urgents vous aide à réduire le bruit et à vous concentrer sur les questions importantes.

2. Améliorer la Collaboration Équipe
   Marquer des e-mails essentiels garantit des réponses rapides, facilitant la communication au sein de votre équipe et maintenant les projets sur la bonne voie.

3. Augmenter la Productivité
   Vous pouvez consacrer plus d'énergie à la prise de décisions et aux tâches stratégiques en réduisant le temps passé à chercher des messages prioritaires.

4. Éviter des Omission Coûteuses
   Oublier un e-mail crucial d'un client ou d'un fournisseur peut entraîner des retards ou des pertes financières. La priorisation minimise les risques de telles erreurs.

Comment Prioriser les E-mails dans Gmail ?

Pour gérer efficacement votre boîte de réception et garantir que les messages critiques reçoivent l'attention dont ils ont besoin, il est essentiel de marquer les e-mails comme urgents dans Gmail. Voici les étapes simples pour le faire sur les plateformes de bureau et mobiles.

Sur Bureau

1. Ouvrir Gmail
   Connectez-vous à votre compte Gmail sur votre navigateur de bureau.

2. Sélectionner l'E-mail
   Identifiez l'e-mail que vous souhaitez marquer comme urgent et ouvrez-le.

3. Utiliser le Système de Classification

• Cliquez sur l'icône “Étiquettes” (une petite icône de tag en haut de l'e-mail).

• Créez une nouvelle étiquette telle que “Urgent” ou sélectionnez-en une existante.

• Appliquez l'étiquette à l'e-mail.

4. Étoiler l'E-mail

• Cliquez sur l'icône d'étoile à côté du nom de l'expéditeur.

• Gmail propose différents styles d'étoiles (par exemple, étoiles rouges, points d'exclamation). Vous pouvez les personnaliser dans les paramètres de Gmail sous la section “Étoiles”.

5. Déplacer l'E-mail vers un Dossier Prioritaire (Optionnel)

• Créez un dossier étiqueté “Urgent”.

• Faites glisser et déposez l'e-mail dans ce dossier ou utilisez des filtres pour automatiser ce processus.

Sur l'Application Mobile

1. Lancer l'Application Gmail
   Ouvrez l'application Gmail sur votre smartphone ou tablette.

2. Sélectionner l'E-mail
   Appuyez sur l'e-mail que vous souhaitez prioriser.

3. Étoiler l'E-mail

• Appuyez sur l'icône d'étoile à côté du titre de l'e-mail.

• Vous pouvez configurer des étoiles personnalisées via la version de bureau, et elles se synchroniseront avec votre application.

4. Ajouter des Étiquettes

• Appuyez sur le menu à trois points dans le coin supérieur droit.

• Sélectionnez “Changer les étiquettes” et assignez l'étiquette “Urgent” à l'e-mail.

5. Configurer les Notifications (Optionnel)

• Ouvrez les paramètres de Gmail, accédez à votre compte et sélectionnez “Notifications.”

• Personnalisez les notifications pour vous alerter immédiatement lorsque des e-mails avec des étiquettes ou des étoiles spécifiques arrivent.

Conseils pour Prioriser les E-mails dans Gmail

Pour gérer efficacement votre boîte de réception et garantir que les messages critiques se distinguent, utiliser des conseils pour marquer des e-mails urgents dans Gmail peut considérablement améliorer votre organisation par e-mail. Voici comment vous pouvez le faire efficacement.

1. Tirer parti des Filtres Gmail

Automatisez votre priorisation en créant des filtres :

• Allez dans Paramètres Gmail > Filtres et Adresses Bloquées > Créer un Nouveau Filtre.

• Définissez des critères tels que l'expéditeur, les mots-clés ou la ligne d'objet (par exemple, “urgent” ou “date limite”).

• Attribuez automatiquement une étiquette ou une étoile d'urgence.

2. Utilisez Plusieurs Étoiles
   Personnalisez vos options d'étoiles dans les Paramètres Gmail sous l'onglet Général. Attribuez différentes étoiles pour indiquer différents niveaux d'urgence. Par exemple :

• Étoile rouge : Une action immédiate est nécessaire.

• Étoile jaune : Important mais pas urgent.

• Étoile violette : Suivre plus tard.

Avec un assistant d'e-mail IA avancé comme NewMail, vous pouvez classer les e-mails dans trois dossiers de priorité dynamique colorés—Urgent, Important, et Intéressant—tout en permettant une personnalisation complète selon vos préférences.

3. Activer la Boîte de Réception Prioritaire
   Activez la fonction Boîte de Réception Prioritaire de Gmail pour trier automatiquement vos e-mails dans les catégories “Importants et Non Lus”, “Starred”, et d'autres catégories personnalisables.

   
   

4. Marquer les Contacts comme Importants
   Gmail peut apprendre quels e-mails comptent le plus en marquant des contacts comme importants. Il suffit de cliquer sur le marqueur d'importance (une petite flèche jaune) à côté du nom de l'expéditeur.

   
   

5. Passer en Revue Régulièrement
   Consacrez du temps à revoir et à mettre à jour vos priorités quotidiennement. Archiver les e-mails urgents obsolètes garde votre système ordonné.

Comment un Assistant AI Proactif Peut-Aider à Prioriser les E-mails dans Gmail ?

NewMail transcende le rôle typique d'un assistant d'e-mail IA ; il agit comme un agent AI exécutif proactif. Intégrée de manière transparente avec des plateformes telles que Gmail, Apple Mail, Google Calendar, et Google Tasks, NewMail redéfinit la gestion de la boîte de réception en la transformant en une expérience personnalisée et automatisée. Cet outil innovant est la solution idéale pour les professionnels cherchant à améliorer leur efficacité et à atteindre un état d'esprit serein dans leurs communications quotidiennes.

Fonctionnalités de NewMail

1. Catégorisation et Priorisation des E-mails

NewMail catégorise intelligemment les e-mails entrants en fonction de leur urgence et de leur pertinence. Il applique automatiquement des étiquettes codées par couleur aux nouveaux e-mails. Alternativement, il peut également appliquer des critères définis par l'utilisateur pour classer les e-mails dans des catégories telles que 'Urgent', 'Important', 'Pertinent', et 'Non Pertinent'. Par exemple, un chef de projet pourrait recevoir un e-mail urgent d'un acteur clé que NewMail flagge automatiquement comme 'Urgent' avec la couleur rouge.

2. Briefings Quotidiens

NewMail fournit des briefings quotidiens qui résument les e-mails clés, les événements du calendrier et les tâches. Cette fonctionnalité garantit que les utilisateurs commencent leur journée avec une compréhension claire de leurs priorités, leur permettant de gérer leur temps efficacement.

3. Intégration avec Google Tasks

Pour les e-mails à action, NewMail s'intègre parfaitement avec Google Tasks. Cela signifie qu'un e-mail contenant une date limite ou une tâche peut être automatiquement ajouté à la liste de tâches de l'utilisateur avec des rappels définis, s'assurant que rien n'est oublié.

4. Auto-Brouillons Personnalisés et Génération de Réponses

Économisez un temps précieux avec les brouillons d'e-mails intelligents et contextuels de NewMail qui sont personnalisés pour refléter votre ton et style uniques. Que vous répondiez à des clients, des collègues ou des parties prenantes, NewMail garantit que vos e-mails seront toujours soignés et professionnels, améliorant ainsi votre efficacité de communication.

5. Personnalisation du Flux de Travail

Permet aux utilisateurs de personnaliser la manière dont l'assistant IA gère leur boîte de réception en établissant des règles pour marquer les e-mails comme lus, archiver ou étoiler en fonction de la priorité. Cette fonctionnalité est cruciale car elle offre de la flexibilité pour automatiser la gestion des e-mails, permettant aux utilisateurs de rationaliser leur flux de travail et de minimiser les tâches manuelles.

Étapes pour Marquer les E-mails Urgents à l'aide de NewMail

Marquer des e-mails urgents avec NewMail est un processus simple qui optimise l'efficacité :

Étape 1 : Configurer NewMail

Pour commencer avec NewMail, initiez votre essai gratuit en visitant le site Web de NewMail et en vous inscrivant pour un essai gratuit de 30 jours en utilisant le code BLOG30. Au cours du processus de configuration, vous pouvez saisir vos préférences en spécifiant les contacts clés et les types d'e-mails que vous considérez comme prioritaires.

Étape 2 : Catégorisation des E-mails

À mesure que les e-mails arrivent dans votre boîte de réception, NewMail les catégorise automatiquement selon vos préférences définies, garantissant une organisation efficace. Pour rester à jour sur vos priorités, habituez-vous à revoir régulièrement les e-mails catégorisés dans votre boîte de réception, vous permettant d'identifier rapidement quels messages ont été marqués comme 'Urgent'.

Étape 3 : Ajustements Manuels (si nécessaire)

Supposons que vous remarquiez un e-mail important qui n'a pas été marqué correctement. Dans ce cas, vous pouvez ajuster manuellement son urgence en le sélectionnant et en choisissant la catégorie appropriée parmi les options fournies par NewMail.

Étape 4 : Utiliser les Briefings Quotidiens

Chaque matin, consultez votre briefing quotidien fourni par NewMail. Ce résumé mettra en évidence vos e-mails urgents ainsi que d'autres tâches importantes et événements du calendrier.

Conclusion

À une époque de surcharge d'e-mails, apprendre à marquer les e-mails urgents dans Gmail peut vous aider à prendre le contrôle de votre boîte de réception, rester organisé, et assurer que les messages cruciaux reçoivent l'attention qu'ils méritent.

Rappelez-vous, la clé est la constance que vous marquiez des e-mails sur votre bureau ou sur l'application mobile. Utilisez des étiquettes, des étoiles et des filtres pour créer un système de priorisation qui s’aligne avec votre flux de travail. 

NewMail, en tant qu'assistant AI exécutif, peut rationaliser, prioriser et améliorer votre gestion des e-mails pour une efficacité optimale. De l'organisation des messages par importance à la rédaction de réponses intelligentes et économisant du temps, NewMail est conçu pour alléger la confusion liée à la façon de prioriser les e-mails Gmail. Avec une boîte de réception bien organisée, vous pouvez concentrer votre énergie à faire un impact et à atteindre vos objectifs.

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