Comment demander un accusé de réception pour un e-mail dans Gmail et Outlook

Envoyer un e-mail important et attendre une réponse peut être frustrant, surtout lorsque vous n'êtes pas sûr qu'il a même été ouvert. 99 % des utilisateurs d'e-mails vérifient leur boîte de réception quotidiennement, ce qui rend les accusés de lecture un outil utile pour confirmer si votre e-mail a été lu. 

Demander un accusé de lecture d'e-mail vous aide à suivre quand votre e-mail est ouvert, réduisant le besoin de relances et faisant gagner du temps. 

Dans ce blog, nous expliquerons comment demander des accusés de lecture d'e-mails à la fois dans Gmail et Outlook. Cette fonctionnalité vous aidera à rester au courant de votre communication et à vous assurer que vos e-mails sont remarqués. Commençons. 

En résumé : 

• Accusés de lecture : Les accusés de lecture confirment quand un e-mail a été ouvert, vous aidant à suivre les communications et les relances plus efficacement.

• Demander des accusés de lecture dans Gmail et Outlook : Étapes simples pour activer les accusés de lecture dans Gmail et Outlook, garantissant un meilleur suivi et une meilleure confirmation de la communication.

• Meilleures pratiques pour utiliser les accusés de lecture : Utilisez les accusés de lecture avec parcimonie, respectez les préférences du destinataire et évitez de les utiliser pour des e-mails non urgents ou sensibles.

• Gestion des accusés de lecture dans Gmail et Outlook : Apprenez à suivre les réponses des accusés de lecture, à les désactiver et à résoudre tout problème pour maintenir une communication fluide.

Qu'est-ce qu'un accusé de lecture ? 

Un accusé de lecture est une fonctionnalité qui vous informe quand le destinataire a ouvert votre e-mail. Bien qu'il ne garantisse pas qu'ils ont pleinement lu votre message, il vous donne une indication que votre e-mail a été vu. 

Lorsque vous envoyez un e-mail avec une demande d'accusé de lecture, une notification est envoyée à la boîte de réception du destinataire. Cela apparaît comme une invite, demandant s'ils veulent vous renvoyer une confirmation.

Le destinataire a la possibilité d'accepter ou de rejeter la demande d'envoi d'un accusé de lecture. S'ils acceptent, vous recevez une notification indiquant qu'ils ont ouvert votre e-mail. Les accusés de lecture peuvent aider à améliorer votre stratégie de suivi et à rendre la communication plus transparente.

Lire aussi : Comment accuser réception de documents correctement

Maintenant que vous savez ce qu'est un accusé de lecture et comment cela fonctionne, comprenons comment vous pouvez le configurer dans Outlook.

Comment ajouter et demander des accusés de lecture dans Outlook

Dans New Outlook et Classic Outlook, demander un accusé de lecture est simple et peut vous aider à confirmer quand votre e-mail a été vu. Voici comment activer et gérer les accusés de lecture dans différentes versions d'Outlook.

New Outlook

1. Demander un accusé de lecture ou de livraison :

• Tout en composant votre e-mail, allez dans l'onglet Options dans le ruban.

• Dans la section Suivi, sélectionnez les cases à cocher Demander un accusé de livraison et/ou Demander un accusé de lecture.

• Si vous ne voyez pas ces options, cliquez sur Plus d'options à l'extrémité droite du ruban, puis sélectionnez l'option pertinente.

2. Configurer les paramètres de réponse aux accusés de lecture :

• Allez dans Paramètres > Mail > Gestion des messages.

• Sous Accusés de lecture, choisissez comment vous souhaitez qu'Outlook réagisse aux demandes d'accusés de lecture.

Classic Outlook

1.Demander un accusé de lecture ou de livraison :

• Dans le menu Fichier, sélectionnez Options > Mail.

• Sous Suivi, cochez Accusé de livraison pour confirmer que l'e-mail a été livré au serveur du destinataire, ou Accusé de lecture pour confirmer que le destinataire a vu le message.

2. Suivi des messages individuels :

• Lors de la composition d'un message, allez dans le menu Options, puis dans le groupe Suivi, sélectionnez Demander un accusé de livraison ou Demander un accusé de lecture.

• Une fois votre e-mail envoyé, vous pouvez suivre les réponses aux accusés de lecture en ouvrant le message original de votre dossier Éléments envoyés et en sélectionnant le bouton Suivi.

3. Pour le volet de lecture :

• Si vous composez un e-mail dans le volet de lecture, cliquez sur l'onglet Message.

• Sous Étiquettes, cliquez sur le lanceur de dialogue Options de message.

• Dans la fenêtre Propriétés, sélectionnez vos options d'accusé préférées sous Options de vote et de suivi.

Outlook sur le Web

1. Demander un accusé de lecture ou de livraison :

• Tout en composant votre e-mail, allez dans l'onglet Options.

• Sous Suivi, sélectionnez les options Demander un accusé de livraison et/ou Demander un accusé de lecture.

• Si ces options ne sont pas visibles, cliquez sur Plus d'options à la fin du ruban et sélectionnez l'option pertinente.

2. Configurer les paramètres de réponse aux accusés de lecture :

• Allez dans Paramètres > Mail > Gestion des messages.

• Sous Accusés de lecture, définissez vos préférences sur la façon dont Outlook réagit aux demandes d'accusés de lecture.

Ajout d'accusés de lecture pour tous les e-mails sortants dans Outlook

Si vous souhaitez un accusé de lecture d'e-mail pour chaque message que vous envoyez, suivez ces étapes 

Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Outlook pour Windows. 

• Ouvrez Outlook et allez dans Fichier > Options.

• Sélectionnez Mail, puis faites défiler vers le bas jusqu'à Suivi.

• Sous Pour tous les messages envoyés, demander, cochez la case pour Accusé de lecture confirmant que le destinataire a vu le message.

• Cliquez sur OK pour appliquer les modifications.

Suivre ces étapes permet de savoir quand vos e-mails sont lus dans Outlook. 

Lire aussi : Comment envoyer des e-mails automatiques dans Outlook

Avec les étapes pour Outlook en tête, regardons certaines des limitations que vous pourriez rencontrer lors de l'utilisation des accusés de lecture dans cette plateforme de messagerie.

Les limitations des accusés de lecture dans Outlook

Bien que l'ajout d'un accusé de lecture dans Outlook puisse vous aider à suivre vos interactions par e-mail, cela comporte certaines limitations dont vous devez être conscient. Voici quelques principaux inconvénients :

1.Compatibilité avec des clients tiers

Les accusés de lecture dans Outlook peuvent ne pas bien fonctionner avec des clients d'e-mail qui ne sont pas Outlook ou proviennent de fournisseurs tiers. Si le destinataire utilise un service de messagerie différent, l'accusé de lecture peut ne pas être déclenché ou fonctionner correctement.

2. Résultats incohérents

La manière dont les accusés de lecture sont gérés peut varier entre différents clients de messagerie et systèmes. Ce manque de cohérence signifie qu'un accusé de lecture ne reflète pas toujours si le destinataire a réellement vu votre message.

3. Contrôle du destinataire

Une limitation majeure est que le destinataire a le contrôle sur l'envoi d'un accusé de lecture. Il peut décliner la demande, ce qui signifie que vous ne recevrez peut-être jamais de confirmation de quand, ou même si l'e-mail a été lu.

4. Paramètres du client de messagerie

Les accusés de lecture dépendent également des paramètres du client de messagerie du destinataire. S'il a configuré son système pour bloquer ou ignorer les demandes d'accusés de lecture, vous ne recevrez peut-être jamais de réponse, vous laissant dans l'ignorance quant à savoir si votre e-mail a été ouvert.

Étant donné ces facteurs, il est important de ne pas se fier uniquement aux accusés de lecture pour suivre les interactions par e-mail dans Outlook. 

Ensuite, explorons comment Gmail gère les accusés de lecture et comment vous pouvez les demander là-bas.

Comment demander et envoyer des accusés de lecture dans Gmail

Demander des accusés de lecture dans Gmail est un processus simple. Voici comment utiliser cette fonctionnalité efficacement.

Pour les utilisateurs de bureau :

1. Rédigez votre e-mail : Commencez par créer un nouvel e-mail.

2. Accéder au menu à trois points : Dans la fenêtre de l'e-mail, localisez le menu à trois points (Plus d'options) dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition.

3. Sélectionnez l'accusé de lecture : Cliquez sur l'option "Demander un accusé de lecture" dans le menu.

4. Envoyez votre e-mail : Une fois votre e-mail prêt, cliquez sur Envoyer comme d'habitude.

Pour les utilisateurs mobiles :

Malheureusement, la fonction d'accusé de lecture de Gmail n'est pas disponible dans la version mobile de l'application. Cette fonction est exclusive à la version de bureau de Google Workspace. De plus, cette fonctionnalité doit être activée par votre administrateur de compte Workspace avant que vous puissiez l'utiliser.

Envoyer un accusé de réception dans Gmail

Lorsque vous recevez un e-mail avec une demande d'accusé de lecture, vous êtes invité à décider si vous souhaitez envoyer l'accusé de réception. Voici ce que vous devez faire :

1. Ouvrez l'e-mail : Ouvrez l'e-mail comme vous le feriez normalement.

2. Envoyer l'accusé : Vous serez averti de la demande d'accusé de lecture et pourrez choisir Envoyer l'accusé si vous souhaitez confirmer que l'e-mail a été lu.

3. Retarder l'envoi : Si vous ne souhaitez pas envoyer l'accusé immédiatement, vous pouvez sélectionner Pas maintenant, et Gmail vous le redemandera la prochaine fois que vous visualiserez le message.

Une fois l'accusé envoyé, Gmail confirmera l'action.

Pour les admins : comment activer les accusés de lecture

Les administrateurs peuvent configurer les accusés de lecture pour les utilisateurs au sein de leur organisation :

1. Connectez-vous à la console Admin : Utilisez votre compte administratif pour vous connecter.

2. Accédez aux paramètres utilisateur : Accédez à Applications → Google Workspace → Gmail → Paramètres utilisateur.

3. Activer les accusés de lecture : Sous la section Accusés de lecture d'e-mail, activez ou restreignez la fonctionnalité selon les besoins pour votre organisation.

Une fois activée, vous pouvez contrôler si les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des accusés de lecture d'e-mail, ainsi que si des adresses externes peuvent être impliquées.

Désactiver les accusés de lecture dans Gmail

Si vous devez désactiver les accusés de lecture, voici comment procéder :

1. Connectez-vous à la console Admin : En tant qu'admin, connectez-vous à votre Google Admin Console.

2. Naviguer vers les paramètres utilisateur : Allez à Applications → Google Workspace → Gmail → Paramètres utilisateur.

3. Désactiver les accusés de lecture : Sous la section Accusés de lecture d'e-mail, choisissez de désactiver la fonction d'accusé de lecture pour vos utilisateurs.

Demander des accusés de lecture d'e-mail facilite le suivi de la livraison et de la lecture de vos e-mails, garantissant que vous pourrez relancer uniquement lorsque cela est nécessaire. 

Cependant, il y a des moments où les accusés de lecture de Gmail pourraient ne pas fonctionner comme prévu, examinons donc ces situations.

Quand les accusés de lecture pour Gmail ne fonctionnent pas

Bien que les accusés de lecture de Gmail soient généralement fiables, il existe quelques scénarios où ils pourraient ne pas fonctionner comme prévu :

• Listes de diffusion : Les accusés de lecture ne sont pas disponibles pour les e-mails envoyés à des groupes ou des listes de diffusion.

• Restrictions d'e-mail : Les administrateurs peuvent limiter qui peut envoyer et recevoir des accusés de lecture au sein d'une organisation.

• Clients de messagerie externes : Si le destinataire utilise une plateforme de messagerie comme POP (qui ne synchronise pas en temps réel), vous pourriez ne pas obtenir un accusé de lecture fiable.

• Choix du destinataire : Les destinataires peuvent choisir de ne pas envoyer un accusé de lecture. Dans certains cas, ils peuvent opter pour ne pas le faire.

Garder ces limitations à l'esprit aide à gérer les attentes et à garantir une communication fluide.

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Enfin, il est important de savoir comment utiliser les accusés de lecture de manière réfléchie pour éviter tout malentendu. Passons en revue les meilleures pratiques pour leur utilisation.

Meilleures pratiques pour une utilisation efficace des accusés de lecture 

Maintenant que vous savez comment demander un accusé de lecture, il est important d'utiliser cette fonctionnalité de manière réfléchie. Voici quelques meilleures pratiques pour vous assurer que vous utilisez les accusés de lecture de manière éthique et efficace :

• Utiliser uniquement en cas de nécessité : Les accusés de lecture doivent être réservés pour les messages importants où il est essentiel de confirmer que le destinataire a vu l'e-mail. 

• Respecter la vie privée : Tenez compte des préférences du destinataire. Si quelqu'un refuse systématiquement les accusés de lecture ou accorde de l'importance à sa vie privée, évitez de demander un accusé de lecture pour lui à l'avenir.

• Être conscient des informations sensibles : Dans certains cas, demander un accusé de lecture pour des e-mails contenant des informations sensibles ou confidentielles pourrait soulever des préoccupations en matière de confidentialité. Évitez d'utiliser des accusés de lecture d'e-mail dans de telles situations, sauf si nécessaire.

• Clarifier les intentions : Si vous envoyez un e-mail qui requiert une réponse, il est souvent préférable de demander explicitement une confirmation ou des commentaires plutôt que de s'appuyer sur un accusé de lecture. Cela réduit l'ambiguïté et clarifie les attentes.

• Considérer la fréquence des e-mails : Ne pas utiliser les accusés de lecture pour chaque e-mail, surtout dans des conversations en cours. Cela peut créer une pression inutile, surtout dans des échanges décontractés où il s'agit plus du flux de communication que d'une réponse immédiate.

En suivant ces directives, vous garantirez que l'utilisation des accusés de lecture d'e-mail améliore la communication sans provoquer d'inconfort ou de frustration pour vos destinataires.

Conclusion

Les accusés de lecture peuvent être un outil précieux pour confirmer que vos e-mails ont été reçus et lus, mais il est important de les utiliser de manière réfléchie. Suivre des pratiques comme utiliser les accusés de lecture de manière parcimonieuse, respecter les préférences du destinataire et les éviter pour les messages informels maintient un équilibre entre une communication efficace et le respect de la vie privée. 

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• Briefings quotidiens : Obtenez un aperçu clair de votre boîte de réception chaque jour, vous aidant à rester au courant des e-mails marqués avec des accusés de lecture et d'autres tâches essentielles.

• Gestion des tâches : Liez automatiquement les éléments d'action des e-mails à votre liste de tâches, garantissant que les suivis ne sont jamais négligés.

• Planification simplifiée : Gérez votre calendrier aux côtés de votre communication par e-mail, garantissant que les réunions importantes et les suivis sont toujours à l'heure.

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