15 Meilleurs Modèles d'Email de Réponse Automatique

Dans une enquête, près de 28% des répondants aux États-Unis s'attendaient à une réponse à un e-mail dans l'heure. Cependant, il n'est pas toujours possible de répondre aussi rapidement. Les gens prennent du temps pour eux, tombent malades ou ont d'autres engagements qui les éloignent de leur boîte de réception.

Un message d'absence (OOO) informe les autres que vous êtes actuellement indisponible et fixe des attentes claires concernant votre réponse. Cela aide également à diriger les affaires urgentes vers la bonne personne pendant votre absence.

Ce blog couvre comment écrire un message OOO convaincant, ce qu'il faut inclure, ce qu'il faut éviter et fournit 15 modèles clairs pour différentes situations.

Qu'est-ce qu'un message d'absence ?

Un message d'absence (OOO) est une réponse automatique par e-mail qui avertit les expéditeurs que vous êtes temporairement indisponible. Ces messages sont souvent activés lorsque vous êtes en vacances, en congé médical, en voyage d'affaires ou pour d'autres raisons.

Éléments clés des messages d'absence efficaces

Voici les éléments indispensables dans chaque message d'absence :

1. Raison et durée

• Mentionnez la raison de votre absence si cela est approprié (par exemple, vacances, congé médical).

• Indiquez clairement les dates de début et de fin.

2. Contacts alternatifs

• Fournissez le nom, le rôle et l'e-mail/téléphone d'un collègue qui peut être contacté en votre absence.

• Si aucun remplaçant n'est disponible, indiquez quand vous répondrez.

3. Délai de réponse attendu

• Soyez réaliste quant au moment où l'expéditeur peut s'attendre à une réponse.

• Évitez les phrases comme "Je répondrai immédiatement à mon retour" à moins que vous ne puissiez vraiment le faire.

Comment rédiger un bon message d'absence

Suivez ces pratiques pour rédiger un message qui soit utile et approprié :

Structure et ton

Commencez par un paragraphe clair et unique. Concentrez-vous sur la brièveté, le professionnalisme et les prochaines étapes concrètes. Mentionnez votre date de retour et un contact de secours sans trop d'explications.

Exemple:
"Merci pour votre message. Je suis actuellement absent du bureau et je reviendrai le [Date]. Si votre affaire est urgente, veuillez contacter [Nom du collègue] à [Informations de contact]. Je répondrai dès que je pourrai à mon retour."

Liste de contrôle pour la clarté

• Utilisez un objet clair : "Absence : [Votre nom]"

• Gardez le corps du message sous 5 phrases.

• Évitez les longues introductions ou conclusions.

• Incluez la date de retour exacte.

• Ajoutez un contact de secours si nécessaire.

• Relisez pour la grammaire et le ton.

Étiquette professionnelle

• Si votre boîte de réception a un volume élevé, mentionnez-le pour fixer les attentes de réponse.

• Ne laissez jamais les réponses automatiques activées au-delà de votre absence réelle.

• Évitez les émoticônes ou phrases informelles dans les milieux professionnels.

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Ce qu'il faut éviter dans un message d'absence

Voici quelques points à éviter dans votre message OOO :

1. Trop de détails : Il n'est pas nécessaire de lister vos plans de voyage ou horaires personnels.

2. Informations privées : Les raisons de santé, les affaires de famille ou les lieux spécifiques peuvent généralement être omis.

3. Fautes de frappe et erreurs grammaticales : Cela peut donner une mauvaise impression, surtout dans une communication externe.

4. Promesses excessives : Il vaut mieux dire que vous répondrez rapidement après votre retour plutôt que de promettre une réponse immédiate.

À lire également : Comment garder votre boîte de réception Gmail organisée

15 modèles d'e-mails d'absence que vous pouvez copier

Voici 15 modèles efficaces et prêts à l'emploi pour des e-mails d'absence. Ces modèles couvrent une large gamme de scénarios d'absence. Chacun comprend une ligne d'objet et un corps que vous pouvez copier ou adapter. Personnalisez-le avec votre date de retour, contact alternatif ou notes internes si nécessaire.

1. Basique d'absence (courte absence)

Ce message est destiné à de brèves absences comme un jour d'absence du bureau, où vous n'êtes pas complètement hors ligne mais pouvez être lent à répondre.

Objet : Absent du bureau pour courte absence (14 mai)

Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement absent du bureau pour une courte absence et je reviendrai le 15 mai. Je ne pourrai peut-être pas répondre tout de suite. Si votre affaire est urgente, veuillez contacter [Nom du contact alternatif] à [Informations de contact].

Cordialement,

[Votre nom]

2. Congés de vacances

C'est le meilleur message lorsque vous êtes en vacances complètes et que vous ne vérifiez pas du tout votre boîte de réception. Cela informe les gens que vous êtes hors ligne et les dirige vers le bon contact.

Objet : Absent du bureau pour vacances (20-27 mai)

Je suis en vacances du 20 au 27 mai et je ne vérifierai pas les e-mails pendant cette période. Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Nom du collègue] à [Informations de contact]. Je répondrai à mon retour.

Cordialement,

 [Votre nom]

À lire également : Stratégies de productivité et conseils pour une gestion efficace des e-mails

3. Congé de maladie

Ce message doit être utilisé lorsque vous êtes malade et complètement indisponible pour répondre aux e-mails.

Objet : Absent du bureau pour congé médical (10-14 mai)

Je suis actuellement en congé médical et je ne surveillerai pas les e-mails pendant cette période. Je prévois de revenir le 15 mai. Pour les problèmes urgents, veuillez contacter [Nom du contact alternatif].

Merci de votre patience,

[Votre nom]

4. Congé parental

Ce message est destiné à de plus longues absences dues à un congé de maternité, de paternité ou d'adoption. Il clarifie votre statut et dirige les gens vers un collègue.

Objet : Absent du bureau pour congé parental (juin-août)

Je suis actuellement en congé parental et je reviendrai en septembre. Pendant cette période, je ne consulterai pas mes e-mails. Pour toute affaire nécessitant une attention, veuillez contacter [Nom du collègue] à [Informations de contact].

Cordialement,

[Votre nom]

Transmettre des émotions parentales dans un cadre professionnel est toujours difficile, mais rester clair sur votre disponibilité ne doit pas l'être. NewMail vous aide à gérer les transitions en douceur en priorisant les bons messages et en rédigeant des réponses réfléchies pour votre retour.

5. Conférence ou voyage d'affaires

Utilisez ce message lorsque vous êtes en déplacement pour participer à une conférence ou un événement professionnel et que vous avez un accès limité à votre boîte de réception.

Objet : Absent du bureau pour participation à une conférence (13-16 mai)

Je participe à un événement professionnel du 13 au 16 mai et j'aurai un accès limité aux e-mails pendant cette période. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez contacter [Nom du contact] à [Informations de contact].

J'ai hâte de vous retrouver dès mon retour.

[Votre nom]

6. Fermeture pour jours fériés

Ce message est utile lorsque votre bureau est fermé en raison d'un jour férié national ou public, et que personne ne sera disponible pendant cette période.

Objet : Absent du bureau pour jour férié (27-28 mai)

Notre bureau sera fermé du 27 au 28 mai en observance du [Nom du jour férié]. Je reviendrai vers vous dès que possible une fois que nous serons rouverts.

Meilleures salutations,

[Votre nom]

7. Notification interne à l'équipe

Celle-ci est idéale pour les collègues internes qui ont simplement besoin de savoir que vous êtes absent et qui contacter pendant votre absence.

Objet : Absent du bureau pour notification interne (18-22 mai)

Bonjour équipe,

Je serai absent du bureau du 18 au 22 mai. Si vous avez besoin de quoi que ce soit entre-temps, veuillez contacter [Nom du collègue] à [Informations de contact].

 Merci et à bientôt,

 [Votre nom]

À lire également : Comment prioriser les e-mails dans Gmail

8. Annonce de génération de leads

Ce message vous permet de définir un avis d'absence et de partager un produit ou un lien que les prospects peuvent explorer pendant votre absence.

Objet : Absent du bureau pour semaine de campagne (20-24 mai)

Je suis absent du 20 au 24 mai, mais je voulais partager quelque chose d'utile entre-temps. Consultez notre dernier [Produit/Mise à jour] ici : [Lien]. Pour des queries urgentes, veuillez contacter [Nom du collègue].

J'ai hâte de parler bientôt,

[Votre nom]

9. Télétravail avec délai

Utilisez ceci lorsque vous travaillez à distance ou en voyage, et que vous vous attendez à être plus lent que d'habitude à répondre.

Objet : Absent du bureau pour télétravail (14-17 mai)

Je travaille à distance du 14 au 17 mai avec un accès limité aux e-mails. Je pourrais prendre plus de temps pour répondre. Pour des préoccupations urgentes, contactez [Nom du collègue] à [Informations de contact].

Merci de votre compréhension,

 [Votre nom]

Si vous gérez des e-mails tout en travaillant à distance, des outils comme NewMail peuvent aider. Cela met en évidence ce qui nécessite votre attention, suit les suivis et rédige des réponses pour que vous puissiez répondre plus rapidement même lorsque votre emploi du temps est chargé.

10. Transition de rôle

Ce message aide à rediriger les communications lorsque vous avez quitté un rôle ou un projet et que quelqu'un d'autre prend le relais.

Objet : Absent du bureau pour transition de rôle (à compter du 1er mai)

J'ai quitté ce rôle depuis le 1er mai. Veuillez contacter [Nom du nouveau contact] à [E-mail] pour les affaires en cours liées à ce compte ou projet.

Je vous souhaite le meilleur,

[Votre nom]

11. Indisponibilité d'un freelance

Ce modèle est excellent pour les freelances ou consultants qui s'absentent temporairement de leur travail client.

Objet : Absent du bureau pour pause personnelle (15-20 mai)

 Je suis actuellement indisponible du 15 au 20 mai et ne surveillerai pas les e-mails pendant cette période. Si quelque chose est urgent, veuillez contacter [Nom du contact de secours].

À bientôt,

[Votre nom]

À lire également : Un guide complet pour les débutants sur l'utilisation de l'automatisation des e-mails

12. Style humoristique

Utilisez ceci lorsque le ton de votre marque permet de la légèreté, et que vous souhaitez rendre votre message d'absence mémorable.

Objet : Absent du bureau pour aventure (10-14 mai)

 Je suis parti pour une aventure (avec éventuellement une canne à pêche ou pour rattraper mon sommeil) et je ne lirai pas les e-mails avant le 14 mai. Pour toute urgence, contactez [Nom du collègue].

À très bientôt,

[Votre nom]

13. Alerte de réponse retardée

Celle-ci fonctionne bien lorsque vous travaillez techniquement mais êtes en retard ou occupé et souhaitez gérer les attentes.

Objet : Absent du bureau pour disponibilité limitée (9-12 mai)

J'aurai un accès limité aux e-mails entre le 9 et le 12 mai. Vous pourriez rencontrer un délai de réponse. Je reviendrai vers vous dès que je le pourrai.

Merci de votre compréhension,

[Votre nom]

14. Congé annuel

Utilisez ceci pour un congé planifié et formel qui n'est ni un jour férié ni des vacances, juste du temps personnel loin du travail.

Objet : Absent du bureau pour congé annuel (6-10 mai)

Je suis en congé annuel du 6 au 10 mai et je ne vérifierai pas les e-mails pendant cette période. Veuillez contacter [Nom du collègue] si quelque chose nécessite une attention immédiate.

Cordialement,

[Votre nom]

15. Fermeture de l'entreprise

Ce message s'applique lorsque l'ensemble de votre entreprise ou département est fermé, et que personne ne répondra aux e-mails.

Objet : Absent du bureau pour fermeture de l'entreprise (25 déc.-1er janv.)

Notre équipe sera complètement hors ligne du 25 décembre au 1er janvier pour une fermeture programmée de l'entreprise. Nous serons de retour en ligne le 2 janvier et répondrons alors.

Sincèrement,

[Votre nom]

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Comment configurer des modèles d'e-mail d'absence dans Gmail

Si vous utilisez Gmail, vous pouvez configurer votre réponse d'absence à l'aide de la fonctionnalité intégrée Répondeur de vacances. Voici comment procéder étape par étape :

1. Accédez aux paramètres de Gmail

• Ouvrez Gmail sur votre bureau.

• Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite.

• Sélectionnez « Voir tous les paramètres. »

2. Faites défiler jusqu'à 'Répondeur de vacances'

• Dans l'onglet Général, faites défiler jusqu'à la section intitulée Répondeur de vacances.

• Définissez la date de début et la date de fin de votre réponse automatique.

3. Rédigez votre message

• Ajoutez votre ligne d'objet (par exemple, Absent du bureau pour vacances du 20 au 27 mai)

• Collez votre message de réponse automatique dans le champ de corps.

• Utilisez un formatage simple, évitez les signatures complexes ou les images intégrées.

• Vérifiez les noms et numéros de téléphone des contacts.

4. Choisissez votre audience

Vous verrez deux cases à cocher :

• Envoyer des réponses uniquement aux personnes de mes contacts

• Envoyer des réponses uniquement aux personnes de mon domaine (si vous utilisez Google Workspace)

Laissez les deux décochées si vous souhaitez que votre réponse soit envoyée à tout le monde qui vous écrit.

5. Activez-le

• Cliquez sur Enregistrer les modifications

• Gmail activera automatiquement votre message d'absence à minuit à la date de début et le désactivera après la date de fin, sauf si vous le désactivez plus tôt.

Conclusion

Un bon message d'absence informe les gens de votre date de retour et de la marche à suivre pendant votre absence. C'est tout ce qu'il doit faire. Utilisez n'importe quel modèle d'e-mail d'absence qui correspond à votre situation, incluez les bonnes informations de contact et testez-le une fois avant de vous absenter.

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