Comment archiver en masse tous les e-mails dans Gmail en une seule fois

La plupart des boîtes de réception Gmail sont remplies de milliers d'emails, y compris des newsletters, des alertes, des reçus et des mises à jour. Supprimer n'est pas toujours sûr, mais garder tout visible vous ralentit. Les messages importants sont ensevelis, et le tri quotidien se transforme en une perte de temps.

Si vous souhaitez faire le ménage sans rien perdre, l'archivage en masse est la solution la plus rapide. Gmail vous permet de retirer des emails de votre boîte de réception en une seule action, tout en les gardant entièrement consultables dans votre compte.

Ce guide montre comment archiver en masse tous les emails simultanément, ainsi que des filtres avancés pour nettoyer par date, expéditeur ou statut. 

Comprendre la fonction d'archivage de Gmail

L'archivage dans Gmail n'est pas la même chose que la suppression. Lorsque vous archivez un email, il disparaît de votre boîte de réception mais reste dans votre compte et est entièrement consultable. C'est idéal pour éliminer le désordre sans perdre d'informations précieuses.

Que fait l'archivage ?

• Retire l'email de votre étiquette Inbox tout en le gardant dans votre vue « Tous les emails ».

• Conserve toutes les étiquettes existantes sauf "Inbox"—vous pouvez toujours retrouver des emails par étiquette, recherche ou filtres.

• N'avertit pas l'expéditeur ni n'affecte le statut de la conversation email.

• Permet des réponses continues—les messages archivés fonctionnent comme n'importe quel autre email lorsqu'ils sont ouverts.

Exemple : Vous avez terminé de coordonner un projet client. Vous n'avez pas besoin qu'il encombre votre boîte de réception, mais vous pourriez avoir besoin de vous référer ultérieurement à ces fils de discussion. L'archivage vous permet de garder la trace sans visibilité constante.

À lire également : Comment prioriser les emails dans Gmail

Archiver vs. Supprimer dans Gmail

Comprendre la distinction entre archiver et supprimer est crucial avant de traiter vos emails en masse.

Avantages de l'archivage des emails dans Gmail

L'archivage vous aide à garder la boîte de réception claire sans perdre d'emails importants. C'est particulièrement utile lorsque vous souhaitez vous concentrer sur le travail actuel mais que vous avez encore besoin d'accéder à d'anciens fils de discussion.

• Garde votre boîte de réception centrée sur les tâches actuelles sans perdre des enregistrements historiques.

• Améliore les performances de recherche en réduisant le désordre dans la boîte de réception, surtout pour les utilisateurs à fort volume.

• Réduit le stress et les distractions—pas besoin de passer en revue d'anciens messages chaque jour.

• Protège vos données—contrairement à la suppression, l'archivage maintient une sauvegarde complète de vos conversations.

À lire également : 6 Fondamentaux de l'organisation de la boîte de réception d'emails

Étapes pour archiver en masse des emails dans Gmail

L'application mobile de Gmail n'offre pas de fonctionnalité complète « Sélectionner tout », donc si vous essayez d'archiver tout en une seule fois, vous devez utiliser un navigateur de bureau. 

Voici comment le faire en trois étapes rapides.

1. Ouvrir Gmail sur un ordinateur

• Allez sur mail.google.com et connectez-vous à votre compte.

• Attendez que la boîte de réception se charge complètement. Les actions en masse fonctionnent mieux lorsque Gmail est stable.

2. Sélectionner tous les emails dans la boîte de réception

• Cliquez sur la case à cocher au-dessus de votre liste d'emails. Cela sélectionne les 50 emails actuellement visibles.

• Une ligne apparaît disant : « Sélectionner toutes les conversations dans la boîte de réception ». Cliquez là-dessus pour sélectionner chaque message dans votre boîte de réception, même si vous en avez 5 000 ou plus.

3. Archiver tout

• Une fois tous les emails sélectionnés, cliquez sur l'icône Archiver (une boîte avec une flèche vers le bas).

• Gmail va traiter la demande et montrer une bannière de confirmation.

• Les emails ont maintenant été retirés de votre boîte de réception et déplacés dans Tous les emails.

Astuces Pro : Vous pouvez immédiatement annuler l'action en utilisant le bouton « Annuler » sur la bannière, qui n'est disponible que pendant quelques secondes.

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Techniques avancées pour un archivage ciblé

Si vous ne souhaitez pas tout archiver, les filtres de recherche de Gmail vous permettent de restreindre par date, statut de lecture, expéditeur, et plus encore. Utilisez cela lors de l'archivage en masse de types spécifiques d'emails.

Archiver des emails par date

Pour archiver des messages plus anciens sans toucher à ceux plus récents :

1. Tapez ‘before: 2023/01/01’ dans la barre de recherche pour afficher tous les emails avant le 1er janvier 2023.

2. Cliquez sur la case à cocher pour sélectionner les messages visibles.

3. Cliquez sur « Sélectionner toutes les conversations correspondant à cette recherche. »

4. Appuyez sur le bouton Archiver.

Exemple : Cela est utile si vous nettoyez de vieux travaux clients mais que vous souhaitez garder tout ce qui appartient à cette année dans votre boîte de réception.

Archiver uniquement les emails lus ou non lus

Utilisez ces filtres :

• ‘is: read’– montre uniquement les emails que vous avez déjà ouverts.

• ‘is: unread’ – isole tout ce que vous n’avez pas lu.

Suivez les mêmes étapes : sélectionner → étendre à tous les résultats →  puis archiver.

Astuces Pro : Combinez les filtres ‘is: read before: 2022/12/31’ pour vider les emails lus de plus d'un an.

Archiver des emails par expéditeur

Pour archiver en masse des messages d'une personne ou d'une source spécifique :

1. Recherche ‘from:example@domain.com’

2. Sélectionnez tous les résultats → “Sélectionner toutes les conversations” → Archiver

Astuces Pro : Vous pouvez effectuer cela après avoir utilisé le bouton de désinscription afin que Gmail ne classe pas mal les nouveaux emails de cet expéditeur à l'avenir.

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Automatiser l'archivage avec des filtres

Si certains emails, comme des rapports, des alertes ou des notifications, finissent toujours par être archivés de toute façon, vous pouvez configurer Gmail pour le faire automatiquement. Cela réduit le nettoyage manuel et garde la boîte de réception concentrée.

Comment configurer des filtres d'archivage automatique

1. Cliquez sur l'icône de réglage dans Gmail → Voir tous les paramètres.

2. Allez à l'onglet Filtres et adresses bloquées.

3. Cliquez sur Créer un nouveau filtre.

4. Dans la fenêtre contextuelle :

   1. Remplissez les critères : from:notifications@company.com, mots-clés du sujet, etc.

   2. Cliquez sur Créer un filtre.

5. À l'écran suivant, cochez Ignorer la boîte de réception (l'archiver).

6. Cliquez sur Créer un filtre pour enregistrer.

Exemple : Vous pouvez automatiquement archiver les rapports de paie mensuels de RH ou les alertes de sécurité des services cloud qui ne nécessitent pas d'action.

À lire également : Comment garder votre boîte de réception Gmail organisée

Récupérer des emails archivés

Les emails archivés ne disparaissent pas ; ils sont déplacés hors de votre boîte de réception et stockés dans Tous les emails. Vous pouvez les retrouver à tout moment en utilisant la recherche, les étiquettes ou les filtres Gmail.

Option 1 : Utilisez le dossier “Tous les emails”

• Dans le menu de gauche, faites défiler vers le bas et cliquez sur Tous les emails.

• Cela montre tout dans votre compte—Inbox, Envoyés, et Archivés.

• Cherchez des messages qui n'ont pas l'étiquette “Inbox”. Ceux-là sont archivés.

Astuces Pro : Si vous ne voyez pas l'option “Tous les emails”, cliquez sur Plus dans la barre latérale pour développer la liste complète des étiquettes de Gmail.

Option 2 : Rechercher des emails archivés

• Utilisez la barre de recherche en haut de Gmail.

• Vous pouvez taper tout ce dont vous vous souvenez : nom de l'expéditeur, sujet, mots-clés, etc.

• Pour le restreindre aux messages archivés, ajoutez ‘-in: inbox’ à votre recherche.

Exemple : Rechercher ‘mise à jour du projet -in: inbox’ montre des emails concernant un projet qui ne sont plus dans votre boîte de réception, très probablement archivés.

Option 3 : Retourner les emails dans la boîte de réception

• Ouvrez n'importe quel email archivé.

• Cliquez sur l'icône Déplacer vers la boîte de réception en haut.

• Le message réapparaît maintenant dans votre boîte de réception avec son horodatage d'origine.

Exemple : Si un client répond à un ancien fil que vous avez archivé, leur réponse ramène automatiquement l'email dans la boîte de réception. Vous n'avez pas besoin de le ré-archiver manuellement par la suite.

À lire également : Meilleures applications d'organisation d'emails pour rationaliser la gestion de votre boîte de réception

Limitations et considérations

L'archivage en masse est utile, mais il y a quelques contraintes à garder à l'esprit, surtout si vous gérez des boîtes de réception sensibles ou à fort volume.

• L'application mobile ne peut pas faire un archivage complet en masse : L'application Gmail ne vous permet de sélectionner que les messages visibles à l'écran. Il n'y a pas d'option “Sélectionner toutes les conversations” comme sur le bureau.

• Les emails archivés comptent toujours dans le stockage : L'archivage ne réduit pas votre utilisation de stockage. La limite de 15 Go de Gmail couvre Mail, Drive et Photos.

• Les étiquettes comptent toujours : L'archivage retire les emails de la boîte de réception mais ne supprime pas d'autres étiquettes. Si vous avez étiqueté des emails “Légal”, “Finance” ou “Projets 2023”, ces étiquettes restent intactes.

À lire également : Guide complet pour les débutants sur la façon d'utiliser l'automatisation des emails

Conclusion

L'archivage en masse vous aide à réinitialiser votre boîte de réception sans perdre des enregistrements importants. Que vous soyez en train de nettoyer quelques années d'emails ou de simplement faire de la place pour de nouveaux projets, utiliser correctement la fonction d'archivage de Gmail garde votre compte organisé et consultable.

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